Secretario de ayuntamiento y archivero

A principios del siglo XIX, con las Cortes de Cádiz y su Constitución (1812), cambia el régimen político: se regula la participación del ciudadano en las instituciones públicas lo que implica un cambio en la organización municipal.

En el siglo XIX, los archivos municipales están afectados por dos tipos de leyes distintas:

1) Ámbito estatal.

2) Ámbito local.

La legislación estatal afecta a los archivos y bibliotecas estatales y su objetivo es la creación de un cuerpo de archiveros.

La legislación local tiene como objetivo decir como se van a gobernar los municipios y que servicios se van a dar a los municipios y que control tiene el estado sobre los municipios.

En la Constitución de 1812, en su articulo 320, se crea la figura del secretario de Ayuntamiento.

El Decreto de Cortes de 22 de agosto de 1812 hace desaparecer definitivamente la figura del escribano y en su lugar crea el Secretario del Ayuntamiento. “Cesaran los escribanos que hasta ahora se han conocido con el nombre de escribanos de ayuntamiento y substituirá en su lugar un secretario”

La Instrucción de 1823 se redacta en el trienio liberal. En el artículo 65 establece que “será de cargo de los secretarios de Ayuntamiento la custodia y metódica colocación de todos los expedientes, ordenes y demás papeles correspondientes a la Secretaria, formando indices de ellos para que se sepa fácilmente los que son, y para que por medio de los mismos indices se trasladen anualmente al archivo los que estuvieren fenecidos o no hayan de tener ya uso corriente”.

El Real Decreto de 23 de julio de 1835 en su articulo 66 establecía refiriéndose al secretario del ayuntamiento “Tendrá a su cargo el archivo, en donde se custodiaran los libros de actas del ayuntamiento, los expedientes, los papeles, y documentos pertenecientes al mismo, poniendo en el mayor orden los que tratan de derechos del Común. Llevara un libro registro para mayor claridad y facilidad de la búsqueda de papeles cuando fuera menester”.

Diez años después, el Reglamento dictado para la ejecución de la Ley de Organización y Atribuciones de los Ayuntamientos, de 8 de enero de 1845, en su articulo 94.4º establecía “corresponde al secretario del ayuntamiento, tener a su cargo y bajo su responsabilidad el archivo, custodiando en el los libros y documentos pertenecientes al ayuntamiento, cuando no hubiere otra persona destinada al efecto”.

El 21 de octubre de 1868, el ministro de la Gobernación Práxedes Mateo Sagasta firmó la Ley Municipal en la que nuevamente se encargaba a los secretarios la custodia y orden de los archivos en aquellos municipios que no contaran con archivero, teniendo la obligación de elaborar un inventario de sus fondos y un apéndice anual a éste, del cual enviarían una copia al Gobierno de la provincia, con el visto bueno del alcalde. En los mismos términos se expresaba la Ley Municipal de 1877.

El Real Decreto de 11 de diciembre de 1900 aprobando el Reglamento de Secretarios de las Diputaciones Provinciales, en su articulo 34.3º.a establece “Tener a su cargo el uso y custodia del sello, y, donde no hubiere funcionario del Cuerpo especial de Archiveros y Bibliotecarios, cuidar y conservar el archivo provincial, y expedir certificaciones de lo que constare en él”.

El Real Decreto de 23 de Agosto de 1916 aprobando el Reglamento de Secretarios de Ayuntamiento en su articulo 41 volvía a insistir en que en aquellos ayuntamientos donde no hubiera archivero, fuera el secretario el encargado de custodiar y ordenar el archivo, debiendo formar un inventario de documentos estructurado por años correlativos, y dentro de cada año por materias, del cual remitiría una copia con el visto bueno del alcalde a la Diputación Provincial correspondiente.

El Estatuto Municipal de 8 de marzo de 1924, se redacta para limitar el poder local. Se vuelve a incidir en que el Secretario siga siendo el jefe del archivo municipal pero en un reglamento posterior, se indicarán las funciones y obligaciones del secretario:

1) Elaborar un inventario anual de los documentos que hay en el archivo.

2) Procurar que los papeles estén enlegajados y los documentos ordenados por años y materias.

3) Cualquier novedad como los crecimientos anuales deben añadirse a los inventarios.

4) Debe enviarse copia del inventario a la Diputación provincial.

5) La documentación no solo debe estar ordenada sino también clasificada.

El 23 de agosto de 1924 se promulgó un Real Decreto de la Presidencia del Directorio Militar por el que se aprobó el Reglamento de secretarios, interventores de fondos y empleados municipales en general. En él, como ya venía ocurriendo, se ordenaba que en los ayuntamientos donde no hubiera archivero, el secretario fuera el encargado de custodiar y organizar el archivo, clasificando y catalogando los documentos en el plazo de un año, en el caso de que no lo estuvieran. Así mismo debía formar inventarios de la documentación, estructurados por años correlativos, y dentro de éstos por materias o asuntos, manteniendo esta división a la hora de colocar y enlegajar los documentos. Cada año tendría la obligación de elaborar un apéndice con los nuevos documentos que ingresaran en el archivo, remitiendo una copia de éste y de los inventarios al Gobernador Civil para guardarlos en la Diputación Provincial.

Ley de régimen local de 1955 vuelve a otorgar al secretario del ayuntamiento la atribución de encargado del archivo, cuando no exista funcionario especial encargado del servicio

En 1968 -en los municipios donde no hubiera archivero, era responsabilidad del secretario el ordenar y custodiar el archivo municipal (según el artículo 341-3 de la Ley de Régimen Local y la atribución 4ª del artículo 142 del Reglamento de Funcionarios) -según la circular dada por esa Dirección General el 10 de febrero de 1945, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 11 de febrero de 1945, estos archivos deberían organizarse y formar sus correspondientes inventarios. A éstos se realizarían adiciones anuales, enviando una copia de ambos al Gobierno Civil que se conservaría en el Patronato Provincial de Archivos y Bibliotecas de la Diputación Provincial correspondiente -los inventarios deberían tener una sección en la que se registraran los documentos históricos que, según artículo 3º del Decreto de 24 de julio de 1947, eran todos los anteriores al siglo XX -los ayuntamientos que tuvieran documentación histórica podían trasladarla a los Archivos Históricos Provinciales, donde sería debidamente catalogada y custodiada, sin perder sus derechos de propiedad, según se recogía en el párrafo c) del artículo 4º del Decreto de 19 de octubre de 1938.

En 1985, se aprueba la Ley Reguladora de Bases del Régimen Local. La LRBRL no menciona los archivos municipales y en ningún caso contempla al archivo municipal como un servicio mínimo, sin embargo, si que establece la existencia de un servicio de archivo municipal como una obligación implícita para los ayuntamientos desde el momento en que se reconoce como un derecho de todos los ciudadanos la consulta de archivos y registros públicos, así como la obtención de copias y certificaciones.

Los conjuntos documentales que constituyen los archivos de las administraciones locales tienen la categoría de PATRIMONIO desde el momento en que la ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español al hablar de “patrimonio histórico-artístico” establece en su artículo 49.2 que “forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público” (incluidas, por tanto las Entidades Locales).